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이와 관련 외교부 당국자는 "관심의 중심에 서 있는 반 총장이기 때문에 더욱 눈길을 끄는 것일 뿐, 유엔 사무총장을 포함한 국제기구 수장, 국가 원수 등이 우리나라의 전·현직 고위인사 앞으로 서한을 전달해달라고 요청받는 경우 해당국 주재 우리 공관에서 이를 외교행낭편으로 전달하는 것은 국제적 관례"라고 말했다.
이 당국자는 이어 "'외교행낭 운영지침'에 재외공관장이 필요하다고 인정한 사항에 대해서는 '공용'으로 판단해 (외교행낭)이용하게 된다"며 "(반 총장이 보낸) 이 서한이 외교부 행낭문서목록표에 기록돼 있지 않다고 보도 됐지만, 기록도 돼 있다"고 반 총장이 '사적 용도'로 행낭을 이용한 것이 아니었음을 설명했다.
또 다른 당국자는 "국제기구 수장이나 정상급 인사들이 방문국 면담 인사에게 방문 후 감사 서한을 보내는 것은 국제적인 관례"라며 "다른 국가들도 이런 조치를 취하고 있다"고 설명했다.
유엔사무총장실은 지난 5월 방한 때 면담한 인사와 도움을 준 행사 주최자, 호텔 관계자 등에게 감사 서한을 전달해 줄 것을 최근 주유엔대표부를 통해 요청했으며 주유엔대표부는 감사 서한을 외교행낭으로 본부로 발송했다.
반 총장은 지난 5월 방한 당시 김종필 전 국무총리의 자택을 예방했으며 최근 친필 서신을 보내 내년을 기약하며 도움을 요청한 것으로 전해졌다. 당시 이런 반 총장의 행보를 두고 대권 행보에 나서기 위한 사전 정지작업이라는 해석도 나왔다.