이번 학술회의는 강남주 위원장(前부경대학교 총장)을 비롯해 11명의 한국 측 학술위원과 나카오 히로시 위원장(前교토조형예술대학 객원교수) 및 5명의 관계자가 참석해 각국의 조선통신사 관련 기록유산 등재 대상 리스트를 공유하고, 의견을 교환한다.
각국의 학술위원회는 이번 회의를 통해 구체화 된 신청 대상 목록의 개별 심사 및 소장처 협의 등을 거쳐 신청 목록을 확정하고, 신청서 제출을 위한 개요안 작성 및 신청서 번역 등의 작업을 진행하게 된다.