시만텍이 기업들의 정보 보존 실태를 파악하기 위해 전세계 28개국 2000개 기업의 IT 관리 및 법무 부서 담당자를 대상으로 조사한 ‘2011 기업 정보 보존 및 e디스커버리 현황 보고서’를 29일 발표하고 이같이 밝혔다.
이번 조사에서 자료 요청에 주로 이용되는 문서 유형을 묻는 질문에 가장 많은 응답자가 파일 및 문서(67%)를 꼽았고, 데이터베이스나 애플리케이션 데이터(61%), 이메일(58%)이 그 뒤를 이었다.
쉐어포인트 파일(51%)이라는 응답도 절반에 달했고 인스턴트 및 텍스트 메시지(44%), 소셜 미디어(41%)를 꼽은 응답자도 절반에 가까웠다.
정보보존 관행도 기업마다 큰 편차를 보였다. 정보 보존을 위해 선진사례를 도입한 기업들의 경우 자료 요청시 대응 능력이 뛰어난 것으로 확인됐다.
뛰어난 대응 능력을 보유한 기업들은 정보 보존 정책을 정식으로 시행하고 있을 가능성이 81% 더 높았고 법적 증거 보존 업무 자동화 가능성은 63%, 그리고 공식 아카이빙 툴을 사용할 가능성은 50% 더 높았다.
선진사례를 도입해 자료요청 대응시간은 64% 더 빨라졌고 대응 성공률은 2.3배 더 높아졌다. 결과적으로 정보 보존 정책을 제대로 시행하고 있는 기업들은 그렇지 못한 기업에 비해 법적 제재 받을 가능성은 78%, 법적 분쟁시 불리한 위치에 처할 가능성 47%, 벌금형 가능성 20%, 과도한 정보 공개로 법적 분쟁에서 불리한 위치에 처할 가능성이 45% 줄어드는 것으로 나타났다.
응답자의 절반가량은 정보 보존 정책을 시행하고 있지 않은 것으로 나타났다. 응답기업의 30%는 정보 보존 정책이 여전히 논의 단계라고 했꼬 논의 계획 조차 없다고 답한 곳도 14%에 달했다.
정보 보존 정책을 시행하지 않는 이유로는 필요성 부재(41%), 비용 과다(38%), 책임자 부재(27%), 시간 부족(26%) 및 전문지식 부재(21%) 등을 꼽았다.
조원영 시만텍코리아 기술사업 본부장은 “이번 조사 결과 이메일이 더 이상 e디스커버리 요청의 주요 정보 소스가 아니라는 사실은 기존 관행에서 벗어난 큰 변화”라며 “자유형식의 문서, 정형 데이터, 쉐어포인트 컨텐츠, 심지어 소셜 미디어까지 정보 소스가 다양해지고 있는 만큼 기업의 법무 및 IT 부서는 단순히 이메일 저장에만 집중할 것이 아니라 부서간 협업을 통해 효과적인 정보 보존 정책을 개발하고 시행하는 것이 무엇보다 중요하다”고 밝혔다.