사무실의 풍경이 바뀌고 있다. 직원들은 잔뜩 쌓여 있는 서류더미에서 회의자료와 결제문서를 정리하는 대신 태블릿PC를 가지고 다니면서 자료를 정리하고 전자결제를 받는다.

현대사회는 완전히 디지털화됐다고 해도 과언이 아니다. 디지털 자료 활용이 기업 업무의 일반적인 형태가 되면서 기업환경에도 많은 변화가 일어나고 있다.

서류 대신 모바일 기기를 통한 업무가 확대되고, 업무 공간의 제약이 없어지면서 사람이 모이는 곳에서 업무가 이뤄지는 것이 아니라 정보가 모이는 곳에서 일이 진행되고 있다. 정보가 사무실을 벗어나 사람 사이에 떠다니면서 '내부정보 유출'이라는 또 다른 문제가 발생하기도 한다.

기업환경이 디지털 정보화되면서 기업이 관리해야 하는 문서의 양도 비약적으로 증가하고 있다. 실례로 한 리걸테크 기업의 고객회사 서버 6개와 PC 6대에 저장된 데이터를 모두 프린트해보니 A4용지로 약 20만 장, 2톤 트럭 2대 분량의 서류가 나왔다.

기업이 다뤄야 할 정보량이 늘어난만큼 그 정보에 접근해야 하는 업무관련자도 늘어날 수밖에 없다. 기업 입장에서는 동시다발적인 데이터 접근을 관리할 수 있는 도구가 필요해진 셈이다. 여러 곳에서 기업정보를 활용하고 또 다른 데이터를 생산해내기 때문에 데이터 생성을 통일할 수 있는 도구도 필요하다.

디지털 자료량의 급격한 증가는 보안 위협의 증대를 수반한다. 디지털 자료는 많은 사람들이 각자의 장소에서 다양한 방식으로 접근할 수 있다는 장점이 있다보니 그만큼 유출의 위험성이 높다.

2015년 한 자동차회사 협력업체에서 근무하던 직원이 이메일과 메신저 등으로 전달받은 부품 설계도면을 중국 경쟁업체의 신차 개발 사업에 제공한 사례에서 볼 수 있듯, 정보의 이용이 편리해진 만큼 유출도 쉽기 때문에 기업은 내부 정보를 활용하는 동시에 통제할 수 있어야 한다.

최근 디지털 자료 공유관리에 효과적인 도구로 VDR(Virtual Data Room)이 주목받고 있다. VDR은 기업 내 중요 데이터를 보다 안전하게 공유하고 관리할 수 있도록 가상의 공간을 제공하는 비즈니스 도구다. 글로벌 VDR 시장 규모는 2017년 9억 5000만 달러에서 2022년 19억 달러까지 매년 14.8%씩 증가할 것으로 예상된다.

VDR에서는 기업의 모든 업무와 관련된 방대한 양의 디지털 정보가 보관된다. 수많은 업무 관련 서류가 시간적·공간적 제약에 구애받지 않고 간편하게 가상의 공간에 저장되고 필요할 때 언제든 이를 다시 꺼내 쓸 수 있다.

대표적인 VDR 솔루션으로 국내 리걸테크 주식회사가 제공하는 'AOS DataRoom'이 있다. 'AOS DataRoom'은 파일의 다운로드 없이도 데이터룸 내에서 간편하게 문서 내용을 확인할 수 있고, 다량의 문서도 마우스 드래그만으로 손쉽게 업로드할 수 있으며, 다른 사용자와의 정보 공유 및 메모 목적으로 코멘트를 남기고 태그를 달 수 있게끔 하여 기업 내 수많은 문서들을 포괄적이고 간편하게 관리할 수 있는 서비스를 제공한다.

VDR에 저장되는 문서는 모든 관련자가 공유하는 하나의 방(Room)에 존재하기 때문에 하나의 형태로 통합·관리된다. 기업으로서는 문서에 대한 통합 관리가 가능해져 보다 안전하게 문서 갱신·공유가 가능해진다. 저장된 문서에 변동사항이 생기면 알림기능을 통해 실시간으로 업데이트를 받을 수도 있다. 

VDR은 기업정보의 실질적인 보안도 제공한다. 관련자에 따라 문서 접근 권한을 차별적으로 부여할 수 있는데 단순히 직급에 따른 수직적인 권한 부여가 아니라 업무 내용에 따른 수평적인 권한 부여를 할 수 있어 보다 안전한 정보 공유가 가능하다.

VDR 내에서의 문서 리뷰·다운로드·검색 등 이용자의 활동 내역이 모두 기록 관리되므로, 로그 관리를 통한 기업 내부 정보에 대한 접근 보안을 확보할 수도 있다. 

기업 내 문서 공유는 기존에도 이메일·클라우드 서비스 등을 통해 가능했다. 그러나 이메일의 경우 개별 송수신 방식으로 이뤄져 정보가 잘못 전송될 수 있고 수신자를 일일히 설정해야 할 뿐만 아니라 전송 가능한 파일 용량이 제한적이라는 점에서 효율성이 극히 떨어졌다. 

VDR은 많은 사람들이 동시에 이용할 수 있는 가상의 사무실을 제공해 그 안에서 업무상 필요한 정보가 보관·가공·갱신·공유되게 함으로써, 모든 업무가 간편하고 효율적으로 이루어질 수 있도록 한다.

기업은 VDR을 통해 클라우드 기술을 기초로 하는 데이터 저장·문서 업로드 및 버전관리 기능을 통해 데이터 갱신공유·권한 관리나 활동 로그 관리 기능을 통해 데이터 보안까지 하나의 서비스로 제공받을 수 있게 된다.

여기에 문서 업로드시 색인된 정보를 바탕으로 신속한 검색이 가능하도록 하는 검색관리 시스템이나 문서 파일명뿐만 아니라 서류의 내용까지도 검색이 가능한 스캔문서 내용검색(OCR; Optical Character Reader) 시스템, 업로드 문서의 유출 방지를 위한 워터마크 기능 등 업무의 효율성을 극대화시킬 수 있는 다양한 서비스를 제공할 수 있다.

VDR은 기업업무와 관련해 M&A 기업실사과정, 기업감사에서의 재무회계자료 관리, 기업 내부 및 협력업체간의 계약연구특허 등 관련자료 공유 등 다양한 영역에 활용될 수 있다.

법률시장에서는 각종 증거 자료나 재판 관련 중요 정보에 대한 관리 및 고객 관리에도 이용될 수 있다. VDR을 통해 앞으로 우리의 사무실 환경이 얼마나 더 바뀔지 지켜보는 것도 흥미로운 일이 될 것이다.