최근 5세대 이동통신 기술이 화제가 되고 있다. 최대속도가 20Gbps에 달하는 이동통신 기술로, LTE에 비해 최대속도가 빠르고 처리용량도 많은 것으로 알려져 있다. 강점인 초저지연성과 초연결성을 통해 가상현실, 자율주행, 사물인터넷 기술 등을 구현할 수 있어 대중들의 큰 관심을 얻고 있다. 국내 통신사는 5G로 현실을 정밀하게 복제한 가상공간을 만든 후 가상공간에서 한 활동을 그대로 현실 세계에 반영하는 플랫폼을 선보이고 있다.

이는 더 이상 낯선 장면들이 아니다. 소프트웨어나 메모리 등 컴퓨팅 자원을 가상화 기술에 적용된 중앙 클라우드 서버에 구현하여 개인화 컴퓨팅 환경을 이용할 수 있는 클라우드 PC 서비스가 본격 상용화를 앞두면서 점점 사무실의 풍경도 빠르게 바뀌고 있다. 이를 사무실에 적용하면, 지정 자리를 마련하지 않아도 인터넷이 있는 곳 어디든 모니터와 키보드만 있으면 개인 PC 환경으로 접속해 일을 할 수 있다.
업무 공간의 제약이 없어지면서 사람이 모이는 곳에서 업무가 이뤄지는 것이 아니라 정보가 모이는 곳에서 일이 진행되고 있다.

기업환경이 디지털 정보화되면서 기업이 관리해야 하는 문서의 양도 비약적으로 증가하고, 정보에 접근해야 하는 업무관련자도 늘어날 수밖에 없다. 또한 여러 곳에서 기업정보를 활용하고, 또 다른 데이터를 생산해내기 때문에 데이터 생성을 통일할 수 있는 도구도 필요하다. 아울러 '내부정보 유출'이라는 문제도 단속해야 한다.

디지털 자료량의 급격한 증가는 보안 위협의 증가와 비례한다. 디지털 자료는 장소에 구애받지 않고 접근할 수 있는 장점이 있지만 유출의 위험성도 높다.

이에 최근 디지털 자료 공유관리에 효과적인 도구로 VDR(Virtual Data Room)이 대안으로 부상하고 있다. VDR은 기업 내 중요 데이터를 보다 안전하게 공유하고 관리할 수 있도록 가상의 공간을 제공하는 비즈니스 도구다.

VDR에서는 기업의 모든 업무와 관련된 방대한 양의 디지털 정보가 보관된다. 수많은 업무 관련 서류가 시간적·공간적 제약에 구애받지 않고 간편하게 가상의 공간에 저장되고 필요할 때 언제든 이를 다시 꺼내 쓸 수 있다.

대표적인 VDR 솔루션으로 국내 리걸테크 주식회사가 제공하는 'AOS DataRoom'이 있다. 'AOS DataRoom'은 파일의 다운로드 없이도 데이터룸 내에서 간편하게 문서 내용을 확인할 수 있고, 다량의 문서도 마우스 드래그만으로 손쉽게 업로드할 수 있으며, 다른 사용자와의 정보 공유 및 메모 목적으로 코멘트를 남기고 태그를 달 수 있게끔 하여 기업 내 수많은 문서들을 포괄적이고 간편하게 관리할 수 있는 서비스를 제공한다.

VDR에 저장되는 문서는 모든 관련자가 공유하는 하나의 방(Room)에 존재하기 때문에 하나의 형태로 통합·관리된다. 기업으로서는 문서에 대한 통합 관리가 가능해져 보다 안전하게 문서 갱신·공유가 가능해진다. 저장된 문서에 변동사항이 생기면 알림기능을 통해 실시간으로 업데이트를 받을 수도 있다.

VDR은 기업정보의 실질적인 보안도 제공한다. 관련자에 따라 문서 접근 권한을 차별적으로 부여할 수 있는데 단순히 직급에 따른 수직적인 권한 부여가 아니라 업무 내용에 따른 수평적인 권한 부여를 할 수 있어 보다 안전한 정보 공유가 가능하다.

VDR 내에서의 문서 리뷰·다운로드·검색 등 이용자의 활동 내역이 모두 기록 관리되므로, 로그 관리를 통한 기업 내부 정보에 대한 접근 보안을 확보할 수도 있다.

기업 내 문서 공유는 기존에도 이메일·클라우드 서비스 등을 통해 가능했다. 그러나 이메일의 경우 개별 송수신 방식으로 이뤄져 정보가 잘못 전송될 수 있고 수신자를 일일히 설정해야 할 뿐만 아니라 전송 가능한 파일 용량이 제한적이라는 점에서 효율성이 극히 떨어졌다.

VDR은 많은 사람들이 동시에 이용할 수 있는 가상의 사무실을 제공해 그 안에서 업무상 필요한 정보가 보관·가공·갱신·공유되게 함으로써, 모든 업무가 간편하고 효율적으로 이루어질 수 있도록 한다.

기업은 VDR을 통해 클라우드 기술을 기초로 하는 데이터 저장·문서 업로드 및 버전관리 기능을 통해 데이터 갱신공유·권한 관리나 활동 로그 관리 기능을 통해 데이터 보안까지 하나의 서비스로 제공받을 수 있게 된다.

여기에 문서 업로드 시 색인된 정보를 바탕으로 신속한 검색이 가능하도록 하는 검색관리 시스템이나 문서 파일명뿐만 아니라 서류의 내용까지도 검색이 가능한 스캔문서 내용검색(OCR; Optical Character Reader) 시스템, 업로드 문서의 유출 방지를 위한 워터마크 기능 등 업무의 효율성을 극대화시킬 수 있는 다양한 서비스를 제공할 수 있다.

VDR은 기업업무와 관련해 M&A 기업실사과정, 기업감사에서의 재무회계자료 관리, 기업 내부 및 협력업체간의 계약연구특허 등 관련자료 공유 등 다양한 영역에 활용될 수 있다.

리걸테크의 진화는 무엇보다 정보가 중요한 법률시장에서 VDR을 통해 더욱 효율성을 높이게 될 것이다.