서울시 도시계획 관련 위원회의 효율적인 운영과 체계적 자료관리를 위한 통합관리 운영시스템이 구축된다. 안건 수합과 위원회 운영 전 과정을 시스템에 등록·관리해 불필요한 중복 업무를 줄이고 위원회 운영에 대한 효율성을 제고하자는 취지다. 

1일 서울시에 따르면 내년부터 도시계획 관련 위원회의 운영 전 과정을 등록·관리할 수 있는 '이지-업 시스템(EZ-UP System)'을 구축해 시범운영할 예정이다. 1억9700만원 예산이 소요되며, 도시계획위원회와 도시·건축공동위원회를 대상으로 시스템을 시범적으로 운영한 후 2019년부터 본격 도입할 예정이다. 

시 관계자는 "올해 하반기 시스템에 대한 서울시의 타당성 심의를 거쳐 예산이 확보되면 내년부터 용역을 시행해 시범운영을 실시할 예정"이라고 설명했다.

그동안 개별 위원회 운영부서에서 상정안건을 별도 취합해 위원회 위원에게 상정자료를 이메일로 배부했다. 상정안건 설명자료의 반복·임의 수정으로 관리가 제대로 안 되면서 대책 마련이 요구됐다. 

시 관계자는 "담당자가 위원회 관련 자료를 개별 외장하드에 보관함에 따라 담당자 변경 시 자료 이관의 연속성과 분실 우려에 대한 개선이 필요하다"면서 "상정 안건의 고유 번호 등록을 통해 최초 상정 후 보류 등 최종 결정 시까지 안건의 이력을 확인 할 수 있는 자료관리 체계가 이뤄져야 할 것"이라고 강조했다.

이지-업 시스템에는 △위원회 개최와 안건별 자료 관리 △자료 이력 관리와 일괄 검색·통계 기능 △위원별 노트북에 상정자료 바로보기 기능 △로그인으로 위원들 출·이석 관리 △위원대상 공지 SMS 발송, 심의자료 제공, 위원회 참석 여부 확인 등 기능 △안건 상정 업로드와 다운로드 기능 등이 구축된다.

먼저 위원회에 상정된 안건 자료, 참석 위원 명부, 개최 결과, 회의록, 녹취록 등 관련 자료를 시스템에 등록해 관리할 수 있는 데이터베이스(DB)를 구축한다.

이어 위원회 안건 수합과 운영 전 과정을 시스템에 등록·관리해 안건 상정부터 심의 결과까지의 이력을 일괄 정리할 방침이다. 특히 개별 안건의 고유번호 부여에 다른 검색 기능을 추가해 최초 입안부터 결정까지 안건별의 처리과정과 연혁에 대한 이력을 관리한다.

시는 2019년 시스템을 표준화해 서울시 타 위원회에 확산하는 데 이어 자치구 및 타 시·도까지 표준화할 계획이다.