행정안전부 정부청사관리본부와 교육부는 지난해 '스마트한 업무공간 활용 시범사업' 대상으로 선정된 교육부 디지털교육기획관에 온북(노트북)을 활용한 자율좌석형 업무공간 조성을 완료하고 2월부터 본격 운영한다고 밝혔다.

지난, 2022년 시범사업에는 총 6개의 중앙행정기관이 신청하였으며 기관별 현장방문 및 심사* 등을 거쳐 ‘교육부 디지털교육기획관’이 최종 사업대상으로 선정됐다. 

정부청사관리본부와 디지털교육기획관은 사업대상 선정 후 직원들의 다양한 의견 수렴 및 자문(컨설팅)을 거쳐 업무공간 활용 계획안을 마련하였으며, 약 4억원 규모의 예산을 투입해 2022년 12월 공사를 완료하고 2023년 2월부터 운영에 들어간다.

디지털교육기획관 업무공간 활용 사업은 △수평, △개방, △공유를 목표로 시행되며 업무용 노트북을 활용한 자율좌석형 사무실 운영, 수평 호칭 등이 도입된다. 

첫째, 중앙부처에서는 처음으로 탁상형 컴퓨터를 없애고 인터넷 기반 자원 공유(클라우드) 온북 및 자율좌석 예약시스템 등을 설치하여, 직원들이 원하는 좌석에서 자유롭게 근무할 수 있도록 정보통신기술(ICT) 기반시설을 구축했다. 지난해 시행된 조달청의 경우, 중앙부처 처음으로 탁상형 컴퓨터를 이용한 자율좌석제를 도입했으며, 노트북을 기반으로 한 자율좌석형 사무실은 교육부에서 처음 시행된다. 

둘째, 과별·개인별 칸막이를 낮추고 수평적 자리배치를 통해 사무실을 개방과 공유의 공간으로 재설계하고, 여유 공간을 다목적실 및 개방형 회의 공간으로 조성했다.

셋째, 회의실이나 국장실 중간에 접이형 칸막이를 설치하여 공간을 효율적으로 사용할 수 있도록 하였다. 

이러한 공간 혁신을 토대로 일하는 방식도 바뀔 전망이다. 회의실에서는 직급에 상관없이 동등한 위치에서 활발하고 자유로운 의사소통을 위해 직원간 “00님”으로 부르는 수평 호칭을 도입하고, 자유로운 복장으로 사고의 유연성을 높인다.
 
또한, 업무 추진 방식도 과제를 주도하는 관리자(매니저)와 해당 과제에 참여를 희망하는 직원들이 팀을 꾸려 함께 문제를 해결하고 성과를 도출하는 과제 중심(과제 탑승제, Task-riding system)으로 바꾼다. 이를 통해 단일 직무와 역할에서 벗어나 다양한 업무에 참여할 수 있는 기회를 제공하여 개인의 성장은 물론 조직의 생산성 향상에 기여할 것으로 기대된다. 

한편, 정부청사관리본부는 지난 2017년부터 '업무공간 활용 시범사업'을 통해 시대적·기술적 변화에 따른 직장 내 일하는 방식 및 조직문화 개선, 수평적 소통과 협업 활성화 등을 목표로 미래지향적 업무환경 조성사업을 추진하고 있다. 2017년부터 현재까지 17개 기관을 선정하여 자문 및 상담(15개 기관) 업무공간 시범사업(2개 기관) 추진 등을 진행했다. 

특히, ‘업무공간 활용 시범사업’은 재택근무, 출장, 연가 등으로 인한 업무공간의 공석률을 고려하여 좌석 수를 직원 수의 70 ~ 80%만 배치하고, 이로 인해 확보된 여유공간은 다목적실로 조성하는 것이 특징이다. 자율좌석형 사무공간을 구축하여 좌석 부족 시에는 사무공간, 평소에는 특별전담반(T/F) 회의실, 소통·회의공간 등으로 자유롭게 활용할 수 있다.
   지난해 처음 시행된 조달청 신기술서비스국은 처음으로 탁상형(데스크탑) 컴퓨터를 기반으로 자율좌석제를 시행하고 수평적 배치 등을 운영한 결과 직원들의 높은 호응을 얻었다. 지난해 실시한 업무공간 활용 시범사업 만족도 조사* 결과, 응답자의 85.4%가 ‘만족한다’고 답변했으며, 가장 크게 변화된 부분으로 ‘유연하고 수평적인 조직문화로 개선’이 58.6%**로 가장 높게 나타났다.

정부청사관리본부는 만족도 조사 결과 등을 바탕으로 사무공간이 단순히 일하는 장소가 아니라 조직문화 및 업무성과에 큰 영향을 미치는 요소라는 인식이 확산됨에 따라 앞으로 공간혁신을 희망하는 기관을 대상으로 사업을 점차 확대해 나갈 계획이다.

2023년 '업무공간 활용 시범사업' 대상기관으로는 통일부과 산림청이 선정되었으며, 계획수립, 설계, 시공 등을 거쳐 직원들이 행복하고 효율적으로 일할 수 있는 업무공간을 제공할 예정이다. 

심민철 교육부 디지털교육기획관은 “업무공간의 변화는 일하는 방식의 혁신으로 이어질 수 있다”라고 말하며, “새로운 공간에서 부서 간 소통과 협업을 강화하여 업무의 효율을 높이고 보다 수평적인 분위기에서 다양하고 창의적인 생각과 성과가 나올 수 있도록 하겠다”라고 밝혔다.

조소연 정부청사관리본부장은 “디지털 기술 발전과 더불어, 미래지향적인 업무공간의 구성‧운영은 창의적인 문제해결 능력과 협업 역량을 창출하는 데 필수적이다”라고 강조하며 “이러한 정부청사의 업무공간 변화는 일 잘하는 열린 정부 구현을 위한 핵심요건이다”라고 말했다. 덧붙여, “정부청사관리본부에서는 업무공간 활용 시범사업 등을 통해 직원 불편사항‧개선사항 등을 반영하여 일 잘하는 정부를 구현할 수 있는 청사를 만들어 가기 위해 노력하겠다”고 밝혔다.