서울시가 관리비 부과서류, 각종 점검일지 같이 아파트에서 생산·관리되는 종이문서를 100% 전자화해 문서의 생산부터 결재, 보관, 입주민 공개까지 모든 단계가 한 번에 이뤄지는 아파트 전용 전자결재시스템 ‘S-apt 플랫폼’을 전국 최초로 구축한다.

내년 6월까지 시스템 구축을 완료하고, 하반기부터 서울시내 아파트 전체를 대상으로 보급‧확대해 수기결재와 종이문서 사용으로 인한 비효율적 관리를 개선하고 투명한 정보공개를 통해 입주민의 알권리를 강화한다는 목표다.

서울시는 올초 '서울특별시 공동주택관리규약준칙'을 개정해 2021년부터 아파트의 전자결재시스템 사용 및 공개를 의무화한데 이어, 관련 시스템 구축‧보급으로 투명한 스마트 아파트 만들기에 속도를 내겠다고 20일 밝혔다.

앞서 시는 지난 2년간 10개 아파트 단지를 선정해 ‘전자결재시스템’을 시범운영하고, 작년엔 공동주택 관리의 투명한 정보공개 추진기반 마련을 위한 정보전략계획(ISP)을 수립했다.
  ​​‘S-apt 플랫폼’은 아파트 관리 모든 종류의 문서를 전자화해 결재하는 아파트 전용 ‘전자결재시스템’과 이 시스템을 기반으로 생산된 전자문서를 공개하는 ‘전자문서 공개시스템’으로 이뤄진다. 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해오던 종이문서를 ‘전자결재시스템’을 통해 전자화하면, ‘전자문서 공개시스템’과 연계돼 이 전자문서가 공개되는 방식이다.

시는 이밖에도 플랫폼에 자치구와 아파트 간 원활한 소통을 위한 전용 채널도 구축한다. 문서 수발신, 회람, 재난경보(지진‧화재‧태풍‧황사‧폭염‧미세먼지 등) 발령 시 상황전파 시스템 등의 기능도 함께 구축할 예정이다.

이 플랫폼이 구축되면 종이문서 업무관리로 인한 정보 안전성(문서분실, 위조, 훼손 등)과 문서찾기의 어려움 등이 해소될 전망이다. 또 방대한 종이문서 보관 및 관리비용의 절감, 관리위탁업체 및 직원의 잦은 변경에 따른 체계적 인수인계 어려움, 비정기적 공개정보 제공 등으로 인한 비리, 오해 등의 위험도 해결될 수 있다. 

시는 내년 7월부터 ‘S-apt 플랫폼 지원센터(가칭)’도 운영한다. 시스템 사용자(관리사무소장, 입주자대표 등)의 연령대가 대부분 고령인 점을 고려해 온라인교육 뿐만 아니라 단지별 1:1 맞춤형 교육, 권역별 자치구 집합교육, 온라인‧유선‧방문 등을 지원해 시스템의 이해도와 편리성을 높여 사용자들의 역량을 강화시킨다는 계획이다.

류훈 서울시 주택건축본부장은 “전자결재 기반 'S-apt 플랫폼'은 아파트 관리부문에서 꾸준히 제기되던 문제점을 제거해 효율성과 투명성을 높일 뿐만 아니라 입주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트 내 분쟁과 불신 해결, 비리 사전예방 등에 크게 도움이 될 것으로 기대한다”고 말했다.