아주경제 이규진 기자 = "질문을 적은 종이 비행기를 화면에 던지십시오, 그러면 스위스에 있는 제가 비행기에 있는 질문에 답하겠습니다."

스위스에 있는 루드 얀센 TNOC 대표·MPI 전 회장은 27일(현지시간) 화상통화로 연결된 한국 제주도에 있는 '제주 스마트마이스위크(Smart MICE Week) 2014' 참석자들에게 이같이 말했다.

얀센 대표는 올해 5번째로 열린 제주 스마트마이스위크의 기조연설을 맡았다. 발표자로 소개된 얀센 전 회장은 스테이지가 아닌 대형 화면에 나타났다. 하이브리드 미팅을 선보이기 위해서다. 화면 속 얀센 대표는 청중에게 반문하면서 상호 커뮤니케이션이 잘 되고 있음을 보여줬다.

하이브리드 회의는 대면회의와 가상회의의 교합이다. 먼 거리에 있는 회의 참석자들이 화면을 통해 얼굴을 대면하고 논의할 수 있는 것이다. 얀센 대표는 "하이브리드 미팅은 다지털과 아날로그의 조합이다"며 "떨어져 있는 거리에도 현재 기술을 이용한 놀라운 일"이라고 설명했다.

하이브리드 회의는 전세계적으로 확산되고 있다. 시간과 공간의 제약이 적어 바쁜 인사들에게 적합한 회의형태다. IT기술이 회의에 접목해 새로운 마이스산업으로 창출되고 있단 얘기다.

얀센 대표는 "회의 전문가 1794명을 설문조사한 결과 70%의 응답자들이 앞으로 모든 행사들이 하이브리드 형태로 개최될 것"이라며 "응답자 절반이 전형적인 대면회의가 하이브리드 회의로 변화될 것"이라고 전했다.
 

하이브리드 미팅은 특징은 다양한 청중과 소통하는 것이다. 하이브리드 미팅은 행사에 참가자들의 질문을 응답하고 생각을 공유할 수 있게 한다. 얀센 대표는 연설 도중 청중에게 트위터를 공개해 질문을 유도했다. 또한 질문을 적은 후 종이비행기를 적어 화면에 던져 사회자에게 읽어달라고 요청하기도 했다.

이러한 질의응답을 통해 청중과 부담없이 소통할 수 있다는 점을 보여주기 위해서다. 화상 회의와 채팅을 동시에 이용해 효율적인 회의를 이끌어내겠다는 의지다. 얀센 대표는 "청중들이 원하는 강의·질의응답·여론조사·투표·제안 등이 이뤄질 수 있다"며 "다각적인 사람들의 참여를 원한다면 하이브리드 회의가 정답이다"고 강조했다.

무엇보다 비용절감 측면에서 탁월하다. 회의 준비가 간소해지며 출장 경비·행사진행 비용 등을 절약할 수 있다는 것이다. 얀센 대표는 "저예산으로 다양한 지역에서 행사가 가능하다"며 "IBM·아키아 등 대기업들도 하이브리드 미팅을 하는 추세다"고 설명했다.

얀센 전 회장은 하이브리드 회의를 성공하기 위해선 6가지 요소를 강조했다. 그는 회의를 성공하기 위해선 "참가자 체험·기술·생산 준비·훈련된 연사·이벤트팀 등이 필요하다"고 덧붙였다.